Contabilitate esențială pentru antreprenori
Cunoașterea elementelor de bază ale contabilității nu este doar un avantaj, ci o necesitate pentru orice antreprenor. Nu contează dacă deții o mică afacere de familie sau conduci o companie în ascensiune – înțelegerea cifrelor care stau la baza afacerii tale este crucială pentru succesul pe termen lung.
Ce sunt activele și pasivele afacerii
Formula contabilității stabilește o conexiune între active, pasive și capitalul propriu, evidențiind astfel structura de bază a bilanțului contabil. Aceasta se exprimă prin următoarea relație matematică: Active = Pasive curente + Capital propriu.
Activele
Activele imobilizate
Activele imobilizate sunt bunuri pe care o firmă nu le poate transforma rapid în bani. Acestea includ lucruri precum terenurile, clădirile, utilajele, vehiculele și mobilierul – lucruri mari sau durabile. De asemenea, în această categorie intră și lucrurile care nu pot fi atinse, dar sunt valoroase pentru firmă, cum ar fi mărcile sub care vinde produsele, brevetele pe invenții, permisiunile speciale de a face anumite lucruri (licențe), drepturile de autor și acordurile de a folosi ideile altor companii (francize).
Activele circulante
Activele circulante sunt resursele unei firme care pot fi ușor transformate în bani. Acestea includ bani în mână sau echivalente ale acestora, precum și alte lucruri care pot fi vândute sau schimbate în bani rapid. Printre exemple se numără mărfurile pe care le are firma în stoc pentru vânzare, banii pe care îi așteaptă să îi primească de la clienți (creanțe) și investițiile pe care le poate vinde rapid.
Pasivele
Pasivele curente
Pasivele curente sunt datorii pe care o firmă trebuie să le plătească în curând, adică în următorul an. Acest lucru include bani pe care îi datorează băncilor pentru împrumuturi scurte și sumele pe care le datorează altor companii cu care face afaceri. Pe de altă parte, datoriile pe termen lung ale firmei sunt cele care nu trebuie plătite în următorul an. Aici se încadrează sumele mari datorate băncilor, instituțiilor financiare sau partenerilor de afaceri, și care vor fi plătite peste mai mult de un an.
Capitalul propriu
Capitalul propriu este suma de bani pe care proprietarii unei firme o pun în afacere pentru a o ajuta să crească. Dacă firma se închide și se vând toate lucrurile ei, capitalul propriu este banii care rămân proprietarului după ce s-au plătit toate datoriile. Așa cum am vorbit mai devreme despre active și pasive, capitalul propriu este practic diferența dintre ce deține firma (activele) și ce datorează (pasivele) – adică valoarea totală a firmei după ce toate datoriile sunt plătite.
Importanța balanței contabile
Balanta de verificare este ca un raport care ajută la verificarea dacă înregistrările de bani ale unei firme sunt corecte. Este un instrument important folosit pentru a pregăti rapoartele oficiale ale firmei, precum bilanțul și raportul de profit și pierdere, care arată cum stă firma financiar fie la jumătatea anului, fie la sfârșitul lui. Acest raport se face în fiecare lună și cuprinde toate tranzacțiile financiare ale firmei din luna respectivă.
Contabilitatea firmei tale
Contabilitatea este procesul de a urmări toate lucrurile financiare dintr-o firmă. Adică, ea se ocupă de a ține evidența veniturilor (banii care intră), cheltuielilor (banii care ies), banilor încasați, plăților efectuate, stocurilor de marfă, materialelor, echipamentelor, clienților, furnizorilor și așa mai departe.
Pentru a face acest lucru, contabilitatea folosește ceva numit “cont contabil”. Fiecare lucru pe care firma îl are sau datorează are propriul său cont contabil, care este ca un tabel cu două coloane numite “debit” și “credit”. În aceste coloane se notează toate mișcările de bani sau resurse: ce intră în firmă și ce iese din ea.
Prin calcularea diferenței dintre totalurile coloanelor de debit și credit, se află ceea ce se numește “soldul final” al contului, ținând cont și de un sold inițial dacă există. Fiecare cont este identificat printr-un număr și un nume specific, de exemplu, 371 pentru “Marfuri” sau 5311 pentru “Casa în lei”, care ajută la urmărirea mișcării mărfurilor și a banilor în lei. Pentru banii în alte valute se folosește un alt cont.
Un exemplu simplu este contul pentru “Clienți” (cu numărul 4111). În acest cont, pe partea de debit, se notează vânzările făcute către clienți, iar pe partea de credit, se notează banii încasați de la acești clienți. Soldul contului arată cât mai trebuie să încaseze firma de la clienții săi.
Pentru fiecare tranzacție financiară, cum ar fi o vânzare sau o plată, care este dovedită printr-un document (ca o factură sau un bon de consum), contabilul face “contarea”, adică decide și notează în ce conturi contabile se încadrează tranzacția. Acest proces necesită multă atenție și precizie, și uneori pot apărea greșeli. De aceea, există un instrument special pentru a verifica lucrurile periodic, numit Balanta de Verificare.
Balanta de Verificare este un tabel care, de obicei, se printează în fiecare lună, dar poate fi făcut și pentru o zi sau un an întreg. Perioada pentru care se face acest tabel se numește “perioada curentă”. Acest tabel ajută la verificarea și asigurarea că toate înregistrările contabile sunt corecte.
Coloanele balantei de verificare sunt urmatoarele:
- Conturi contabile: Aici sunt listate toate conturile cu numărul și numele lor specific.
- Rulaje Precedente: În această secțiune sunt două părți, “debit” și “credit”. Se scriu aici toate sumele adunate de la începutul anului până la începutul perioadei curente.
- Rulaje Curente: La fel ca în Rulaje Precedente, și aici sunt două părți, “debit” și “credit”. Se notează sumele pentru perioada curentă, adică recente.
- Total Rulaje: Această parte adună împreună sumele din Rulaje Precedente și Rulaje Curente, iarăși împărțite între “debit” și “credit”.
- Solduri finale: Aici se calculează diferența dintre totalurile din “debit” și “credit”. E ca un rezumat al tuturor mișcărilor de bani.
La sfârșit, se adună sumele din fiecare coloană pentru a verifica dacă totul se potrivește cum trebuie. Dacă nu sunt greșeli, totalurile din coloanele “debit” și “credit” vor fi egale. Adică, totalul din partea de debit la Rulaje Precedente va fi același cu totalul din partea de credit, și așa mai departe. Acest lucru asigură că toate înregistrările sunt corecte și complete.
Contul de "Materii prime" (301):
- rulajul curent debitor ne indica valoarea materiilor prime achizitionate;
- rulajul curent creditor ne indica valoarea utilizate in procesul tehnologic
- soldul final debitor ne indica valoarea materiilor prime ramase in stoc.
Contul de "Furnizori" (401):
- rulajul curent debitor ne indica platile pe care le-am efectuat catre furnizori;
- rulajul curent creditor ne indica valoarea achizitiilor de la funizori;
- soldul final creditor ne indica datoria noastra fata de funizori.
Contul de "Produse finite" (345):
- rulajul curent debitor ne indica valoarea produselor finite obtinute printr-un proces tehnologic;
- rulajul curent creditor ne indica valoarea produselor finite vandute (inregistrate la cost de productie);
- soldul final debitor ne indica valoarea produselor finite ramase in stoc.
Contul de "Disponibil in banci in lei" (5121):
- rulajul curent debitor ne indica valoarea incasarilor prin banca inregistrate in perioada curenta;
- rulajul curent creditor ne indica valoarea platilor prin banca inregistrate in perioada curenta;
- soldul final debitor ne indica suma de bani aflata in banca la finalul perioadei curente.
Contul de "Casa in lei" (5311):
- rulajul curent debitor ne indica valoarea incasarilor prin casa inregistrate in perioada curenta;
- rulajul curent creditor ne indica valoarea platilor prin casa inregistrate in perioada curenta;
- soldul final debitor ne indica suma de bani aflata in casa la finalul perioadei curente.
Contul de "Cheltuieli cu energia si apa" (605):
- rulajul curent debitor ne indica valoarea acestor cheltuieli inregistrate in perioada curenta;
- rulajul curent creditor este egal cu rulajul curent debitor (deoarece se tranfera in contul de rezultat 121 – “Profit sau pierdere”);
- soldul final debitor/creditor este zero.
Contul de "Venituri din lucrari si prestari servcii" (704):
- rulajul curent debitor ne indica valoarea acestor venituri inregistrate in perioada curenta;
- rulajul curent creditor este egal cu rulajul curent debitor (deoarece se tranfera in contul de rezultat 121 – “Profit sau pierdere”);
- soldul final debitor/creditor este zero.
Contul de "Profit sau Pierdere" (121):
- rulajul curent debitor ne indica totalul cheltuielilor curente;
- rulajul curent creditor ne indica totalul veniturilot curente;
- soldul final debitor indica pierderea la finalul perioadei curente;
- soldul final creditor indica profitul la finalul perioadei curente.
Citește și ce sunt cheltuielile deductibile
Veniturile si Cheltuielile nu au sold sau rulaj intial la inceputul anului, se cumuleaza de la inceputul anului pana la final de an fara a se reporta in urmatorul an.
Totalul Soldurilor Debitoare trebuie sa fie egal cu Totalul Soldurilor Creditoare pentru a se confirma Regula de Aur a contabilitatii: Totalul Pasivelor este egal cu Totalul Activelor. Unde Pasivele sunt reprezentate de sursele de finantare proprii sau imprumutate iar Activele reprezinta mijloacele materiale, banesti sau de creanta in care au fost alocate sursele de finantare.
Cont – Sold Final – Explicatie
Bilantul contabil reprezinta descrierea sintetica a activelor si pasivelor unei companii la un moment dat.
Contul de profit si pierdere este documentul ce permite evidentierea modului in care rezultatul societatii (profitul sau pierderea inregistrata in anul anterior) a fost obtinut.