Ghid Complet și Actualizat pentru PFA și SRL în 2024
Conceptul de cheltuială deductibilă este intrinsec legat de determinarea profitului fiscal, adică acea sumă de profit care este supusă impozitării. O regulă de bază aici este simplă: cu cât un contribuabil înregistrează un număr mai mare de cheltuieli deductibile, cu atât impozitul datorat pe profit sau venitul net se va diminua.
Acesta este motivul pentru care antreprenorii sunt adesea motivați să identifice și să deducă un volum cât mai mare de cheltuieli. Cu toate acestea, este important de menționat că, potrivit legislației fiscale, nu toate cheltuielile efectuate de un contribuabil sunt eligibile pentru a fi deduse din calculul impozitului pe profit
Ce sunt cheltuielile deductibile?
Cheltuielile deductibile sunt acele cheltuieli efectuate în scopul desfășurării activității economice, conform art. 25 din Codul fiscal. Practic aceste cheltuieli trebuie să fie în scopul activității noastre.
Beneficiile decontării cheltuielilor prin intermediul firmei
- Evitarea suportării cheltuielilor legate de afaceri din fonduri personale.
- Posibilitatea de a reduce taxele, cum ar fi TVA-ul sau impozitul pe profit.
- Oportunitatea de a retrage bani din firmă legal, fără a plăti impozit pe dividende.
Ce fel de cheltuieli pot fi alocate firmei? Diverse categorii de cheltuieli eligibile pentru înregistrarea în conturile firmei
Pentru a te asigura că firma ta respectă normele ANAF, este esențial să înțelegi că nu toate cheltuielile pot fi atribuite firmei. Descoperă mai jos care sunt cheltuielile care pot fi scăzute fiscal, cele neadmisibile și cele care sunt eligibile doar pentru deducere parțială.
Cheltuielile pot fi clasificate în:
- Cheltuieli integral deductibile (complet alocabile firmei)
- Cheltuieli limitat deductibile (parțial alocabile firmei)
- Cheltuieli nedeductibile (nealocabile firmei)
Ce caracterizează o cheltuială deductibilă?
- Este efectuată în interesul companiei.
- Poate fi demonstrată prin documentație adecvată.
- Este reglementată de legislația curentă.
Exemple de cheltuieli integral deductibile
- Costurile cu materiile prime, materialele consumabile, inventarul și mărfurile.
- Serviciile prestate și lucrările executate de terți.
- Cheltuieli legate de prestarea de servicii și efectuarea de lucrări pentru clienți.
- Chiria pentru spațiul de lucru.
- Dobânzile pentru credite bancare și alte servicii bancare asociate.
- Asigurările, costurile poștale, utilitățile (energia, apa).
- Transportul, cheltuielile salariale, taxele (excluzând impozitul pe venit).
- Cheltuielile de amortizare.
- Costurile legate de leasing operațional sau financiar.
- Investițiile în formarea profesională a angajaților.
- Cheltuielile legate de deplasarea angajaților în interes de serviciu.
- Costurile de publicitate și reclamă.
- Plățile în avans pentru perioadele fiscale viitoare.
Cheltuieli deductibile parțial
- Sponsorizările și cheltuielile sociale, în anumite limite procentuale stabilite de lege.
- Cheltuielile de protocol și cotizațiile la asociații profesionale.
- Cheltuielile cu autovehiculele folosite atât în scop personal, cât și de afaceri.
- Contribuțiile la fonduri de pensii facultative și asigurări voluntare de sănătate.
Cheltuieli Deductibile și Impozitul pe Profit
Intr-o afacere, gestionarea eficienta a impozitului pe profit este cruciala pentru succesul financiar. Impozitul pe profit este calculat pe baza profitului net, care este profitul brut minus cheltuielile deductibile. Aici intervine importanța strategică a cheltuielilor deductibile: cu cât acestea sunt mai mari, cu atât profitul net este mai mic, ceea ce duce la un impozit pe profit mai mic.
Exemplu de calcul al Impozitului pe Profit
Să luăm, de exemplu, o companie care a avut un profit brut de 100.000 de euro. Dacă aceasta are cheltuieli deductibile de 40.000 de euro, profitul net care va fi impozitat va fi de 60.000 de euro, adica 9.600 de euro. Prin contrast, dacă aceeași companie nu identifică sau nu aplică corect deductibilitățile, și consideră doar 20.000 de euro ca fiind cheltuieli deductibile, profitul net impozabil va crește la 80.000 de euro, ceea ce va duce la un impozit pe profit de 12.800 de euro.
Consecințele înregistrării eronate a cheltuielilor nedeductibile
Chiar dacă se lucrează cu specialiști sau se consultă experți în domeniu, există întotdeauna riscul apariției erorilor. Aceste erori sunt adesea rezultatul unui cadru legislativ incert, care lasă loc de interpretări diferite. Unele dintre aceste greșeli pot fi corectate ușor și au impacturi gestionabile, în timp ce altele pot duce la sancțiuni severe, probleme complexe și complicății semnificative.
Un exemplu notabil este cazul în care o cheltuială nedeductibilă este înregistrată greșit ca fiind deductibilă, incluzând posibil și TVA-ul aferent. Această greșeală duce la micșorarea nejustificată a impozitului pe profit sau a venitului net și a TVA-ului de plată. Când autoritățile fiscale descoperă o astfel de eroare, fie ea intenționată sau nu, vor recalcula impozitul și TVA-ul, aplicând dobânzi și penalități de întârziere pentru sumele scadente.
Dobânda se calculează la 0,02% pentru fiecare zi de întârziere, iar penalitatea de întârziere este de 0,01% pe zi. Aceste costuri suplimentare nu elimină obligația de plată a dobânzilor inițiale. Mai mult, contribuabilii pot fi și amendați pentru astfel de greșeli.
Prin urmare, în loc să apelezi la diverse trucuri fiscale pentru a evita plata obligațiilor către stat, este mult mai sigur și mai simplu să fii corect și să îți îndeplinești la timp toate obligațiile fiscale rezultate din activitatea ta.
Deducerea TVA: O Componentă Esențială în Fiscalitate
Până acum ne-am concentrat pe prima parte a conceptului de deductibilitate, aceea legată de cheltuieli. Acum, vom explora cea de-a doua parte – cea legată de Taxa pe Valoarea Adăugată (TVA). TVA este o taxă aplicată de fiecare persoană impozabilă peste prețul de vânzare, pentru mărfurile sau serviciile vândute. În România, cota generală de TVA este de 19%.
Persoanele juridice impozabile au dreptul, conform legislației, să deducă TVA-ul pentru achizițiile efectuate în scopul activității lor economice. Aceasta presupune menținerea unei evidențe precise a TVA-ului plătit furnizorilor și a celui încasat de la clienți. La sfârșitul fiecărei perioade fiscale (lunar sau trimestrial), companiile calculează diferența dintre aceste două valori.
TVA-ul plătit furnizorilor este înregistrat în contul 4426 (TVA deductibil), iar TVA-ul încasat de la clienți este contabilizat în contul 4427 (TVA colectat). Dacă soldul final din contul 4426 este mai mare decât cel din contul 4427, persoana impozabilă are TVA de recuperat; în caz contrar, are TVA de plată.
Prin urmare, deducerea de TVA înseamnă că TVA-ul este aferent unei cheltuieli deductibile și poate fi contabilizat în contul 4426, reducând astfel TVA-ul de plată la bugetul de stat. Aceasta subliniază interesul întreprinzătorilor pentru deducerea TVA.
La fel cum există cheltuieli deductibile limitate și nedeductibile, avem și TVA deductibil limitat și nedeductibil, care corespunde acestor categorii de cheltuieli. O cheltuială nedeductibilă poate totuși fi înregistrată în contabilitate ca nedeductibilă, plătindu-se impozitul aferent și, dacă este cazul, TVA. Avantajul acestei abordări este că permite justificarea diminuării banilor din casierie sau bancă.